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Gestión de documentos: las cosas que necesitas saber antes de elegir un software de documentos. Algunas pautas

¿Qué necesito saber antes de elegir una herramienta de gestión de documentos?

Gestión documental colaborativa, Social Business, Transformación digital, Digitalización de procesos, Software documental, Gestión de documentos, Sistema de documentos, Sistema de gestión de documentos (DMS)

De manera similar a lo que sucede en otras áreas de los programas informáticos empresariales, como los sistemas de gestión y la planificación de los recursos institucionales, también en el ámbito de los sistemas de gestión de documentos, las soluciones disponibles en el mercado son numerosas y pueden clasificarse en diferentes categorías. La oferta va desde suites con una alta cobertura funcional, a sistemas "lo mejor de su clase", especializados en áreas y funciones particulares, hasta herramientas integradas.

En este artículo entraremos en más detalles sobre lo que debe saber antes de elegir un software de gestión de documentos y cómo navegar entre las distintas soluciones, descubriremos la funcionalidad básica, las distintas plataformas documentales on-premise, cloud, híbridas y empresariales. ¿Cómo debemos gestionar el cambio y cuáles son los beneficios?

Si desea comprender por qué es importante recuperar la productividad con las plataformas de gestión de documentos, pero sobre todo por qué es fundamental contar con un sistema de gestión de documentos en colaboración, lea el artículo "¿Qué es la gestión de documentos en colaboración?

A continuación se presentan algunas de las características más representativas:

Funcionalidad básica

Independientemente de los tipos de programas informáticos mencionados, cada uno con sus propios pros y contras, se pueden distinguir algunos rasgos básicos que caracterizan generalmente a un sistema de gestión de documentos.

Esto comienza, por ejemplo, con las funciones de:

archivando
buscar documentos...
→ para llegar allí

para sustituir o almacenar digitalmente
Soluciones in situ, en la nube, híbridas

En cuanto a los tipos de aplicación posibles con los sistemas de gestión de documentos, el primero es el tradicional in situ:

se instalan en el hogar del usuario
Sin embargo, en la actualidad existen en el mercado innumerables soluciones que se pueden utilizar directamente a través de la nube, la gestión de documentos a través de la nube.

¿Cuáles son las ventajas de esta solución?

Se evita la inversión en recursos (hardware, software, personal) necesarios para la implementación y administración.
también puedes contar con un sistema que se actualiza constantemente con el estado de la técnica
es capaz de estandarizar la experiencia del usuario
capacidad de escala flexible en relación con las necesidades comerciales
Por supuesto, nada le impide crear una solución de gestión de documentos con una arquitectura híbrida que pueda aprovechar ambos modos mediante la integración:

sistemas in situ con recursos de infraestructura
aplicaciones y servicios basados en la nube
Plataformas de documentos empresariales

Otro aspecto clave se refiere al uso de una plataforma de documentos completa que tiene características de clase empresarial con una arquitectura nada despreciable.

Veamos los rasgos en relieve:

poderoso y escalable
capaz de soportar grandes cargas (tanto en términos de cantidad de documentos gestionados como de número de usuarios simultáneos)
alta fiabilidad con funciones de equilibrio de carga y tolerancia a los fallos
de acuerdo con la normativa vigente en Italia
El potencial de una plataforma de documentos empresariales:

gestionar aplicaciones complejas y articuladas a nivel de empresa
desarrollado ad hoc con herramientas "ágiles"