En este artículo hablaremos de un fenómeno relativamente nuevo en el mundo de los negocios, pero que probablemente se extenderá considerablemente: la oficina virtual.
Veremos juntos qué es, cómo funciona y detallaremos sus posibles ventajas e inconvenientes.
Qué es la oficina virtual
Empecemos aclarando que la oficina virtual no es, como su nombre podría sugerir, una nueva plataforma online para empresas.
Entonces, ¿qué es?
La oficina virtual es, en realidad, un conjunto de servicios, normalmente compuesto por una secretaría que clasifica la correspondencia en papel y telefónica.
Existe, por tanto, una oficina real, que también puede convertirse en una oficina de empresa, pero no es el mismo lugar al que el profesional o los empleados de una empresa acuden cada día para desempeñar sus funciones.
La oficina virtual, como veremos, es de hecho una solución especialmente indicada para aquellos empleados y empresas que trabajan principalmente a distancia o para grandes empresas que necesitan varias oficinas de representación repartidas por el territorio.
Funcionamiento de la oficina virtual
El servicio lo ofrecen principalmente centros de negocios o locales que ofrecen espacios de co-working.
La oferta suele incluir:
- La dirección en la que se instalará la empresa. La dirección de la oficina virtual, en tarjetas de visita o páginas web, por ejemplo, puede figurar como dirección de la empresa.
- El servicio de secretaría. Personal especializado recibirá y clasificará la correspondencia, recogerá los paquetes, contestará a las llamadas y recibirá a los clientes que acudan a la oficina.
- Un número de teléfono fijo dedicado a la empresa o profesional que haya elegido la oficina virtual, con posibilidad de desvío de llamadas a otro número para ponerse en contacto con quienes trabajan a distancia.
- La posibilidad de alquilar un espacio de forma temporal: se pueden alquilar despachos, salas de reuniones o salas de conferencias si se necesita reunirse con los clientes en un espacio representativo, reunir a los empleados de la empresa u organizar conferencias y congresos.
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